
Smart working nel futuro
10 Maggio 2020Cari amici e colleghi ben ritrovati, in quest’ultimo periodo di lockdown siamo stati tutti costretti a far uso dello smart working e per certi aspetti abbiamo capito che potrà essere utile aggiungerlo a tutti gli altri nostri metodi di comunicazione per raggiungere i nostri clienti.
Ma quali sono gli strumenti migliori per organizzare riunioni con i colleghi, brainstorming e videoconferenze a distanza? Ho fatto una serie di test ed ho preparato per voi una classifica dei migliori tre in base alle caratteristiche principali, le funzionalità e i costi.
Gli strumenti per lo smart working più conosciuti e utilizzati a livello globale sono: Google Hangouts Meet, Skype di Microsoft, Zoom, Whereby, BlueJeans e GoToMeeting. Tutte queste piattaforme permettono fondamentalmente di chattare, condividere il proprio schermo o una sola finestra, inviare documenti, avviare una registrazione audio e video dello schermo per documentare la conversazione o stipulare un regolare contratto. Quasi tutte prevedono, inoltre, un piano gratuito con funzionalità base e servizi premium più avanzati a pagamento.
Ma quali sono da podio?
Al primo posto troviamo Google Hangouts Meet. È di proprietà di Google e viene scelto per lo smart working da milioni di utenti e aziende per facilità d’uso, velocità, qualità audio-video e sicurezza dei dati. La versione gratuita Hangouts a disposizione di tutti gli utenti Google permette di coinvolgere in una riunione fino a 25 persone, ma presenta diversi limiti, tra cui l’impossibilità di registrare lo schermo o di chattare anche via app. Funzionalità principali: avviare videoconferenze, chattare con i partecipanti, condividere link, proiettare condividendo lo schermo con gli altri partecipanti, registrare la video-conferenza.
Google Meet, invece, è lo strumento professionale di G Suite. Per poter utilizzare Meet è necessario avere un abbonamento su G Suite. Prezzi: variano a seconda del piano scelto. Si parte dal piano Basic che ha un costo di circa 5 dollari al mese per singola utenza creata e che include email aziendale con dominio personalizzato, accesso ai tool di Google come Drive, Fogli, Moduli, Presentazioni, accesso ad Hangouts Chat e Hangouts Meet, con la possibilità di far partecipare fino ad un massimo di 100 partecipanti a riunione. Il piano Business, che costa circa 10 dollari al mese, dà anche accesso ad uno spazio cloud illimitato e permette di portare il numero di partecipanti a 150. Con il piano Enterprise invece, al costo di 23 dollari al mese, è possibile far partecipare fino a 250 persone contemporaneamente ad una videoconferenza.
Sul secondo gradino del nostro podio troviamo Skype. Già largamente utilizzata per fare principalmente video-chiamate con amici e parenti a distanza, nella sua versione Business, nata dalla partnership con Microsoft, si è trasformata in una soluzione adatta anche alla realizzazione di riunioni virtuali con decine di partecipanti. Skype prevede diverse funzionalità interessanti, tra cui quella “Colloquio” e permette anche di creare diversi canali per agevolare la suddivisione del lavoro e organizzare le comunicazioni aziendali. Anche Skype, come Google, offre il sistema di crittografia end-to-end per mantenere private le conversazioni. Funzionalità principali: avviare video-chiamate in HD, avviare telefonate, registrare lo schermo (le registrazioni vengono conservate fino a 30 giorni), chattare con i partecipanti, condividere lo schermo e inviare file (foto, video o altro) fino a 300 MB semplicemente trascinandoli nella finestra di conversazione. Molto interessanti sono i “Sottotitoli in tempo reale” e la possibilità di “Sfocare lo sfondo”, per cui in caso non si abbia avuto tempo di riordinare casa prima della riunione video, è possibile sfocare ciò che ci circonda lasciando il focus solo su di noi. Skype permette, inoltre, di inviare inviti in chat a chiunque, anche alle persone che non usano Skype, utilizzando un unico link attraverso il quale possono connettersi. Skype di Microsoft dispone anche della funzione “Traduzione in tempo reale” di videochiamate, chiamate e messaggi istantanei. Prezzi: la versione base è gratuita e permette di collegare contemporaneamente fino a 50 partecipanti. La versione Skype for Business Online, invece, è ora sostituita da Microsoft Teams, che in base al pacchetto Office 365 acquistato, a partire da 5 dollari per utenza, permette di creare riunioni fino a 250 persone ed eventi online fino a 10.000 persone.
Terzo classificata è la piattaforma Zoom Cloud Meeting. Diventata molto popolare in questo periodo, è in realtà utilizzata da anni per organizzare riunioni e conferenze di lavoro online o fare lezioni scolastiche a distanza grazie all’estrema facilità di utilizzo e alla grande versatilità, che la rendono ideale anche per chi ha poca dimestichezza con la tecnologia. Funzionalità principali: avviare video-chiamate in HD, registrare lo schermo, attivare o disattivare lo schermo e il microfono dei partecipanti, chattare con i partecipanti, condividere lo schermo e garantire accesso ad ulteriori strumenti collaborativi come lavagna virtuale, possibilità di prendere appunti, possibilità di integrare altri strumenti come Slack, Okta, Paypal per monetizzare o Zapier. Prezzi: con il piano Basic gratuito è possibile creare videoconferenze fino ad un massimo di 100 partecipanti e con una durata massima di 40 minuti. Il piano Pro, al costo di 13,99 dollari al mese per singolo account, invece, annulla la durata temporale della riunione e garantisce 1GB per le registrazioni in cloud. Il piano Business, al costo di 18,99 dollari al mese con acquisto minimo di 10 account, consente il collegamento fino a 300 persone e include la trascrizione automatica delle conferenze. Il piano più completo è Zoom Enterprise che porta il limite massimo di partecipanti a 500 e garantisce spazio in cloud illimitato per le registrazioni. Costa 18,99 dollari al mese con acquisto minimo di 50 account.
Oscar Giacomin / General Manager, Facto Edizioni
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